Apa Itu Tanda Tangan Digital? Digital vs Elektronik vs Basah

Tanda tangan digital adalah segel kriptografis yang membuktikan siapa yang menandatangani dokumen dan bahwa dokumen tidak berubah sejak ditandatangani. Ini berbeda dengan sekadar menempelkan gambar tanda tangan Anda di halaman, dan memahami perbedaannya membantu Anda tahu jenis mana yang sebenarnya dibutuhkan kontrak, bank, atau instansi pemerintah.

Definisi tanda tangan digital

Tanda tangan digital menggunakan kriptografi kunci publik. Penanda tangan memiliki kunci privat yang biasanya dilindungi sertifikat dari otoritas sertifikat (CA) tepercaya. Saat dokumen ditandatangani, perangkat lunak menghitung sidik jari unik (hash) file lalu mengenkripsinya dengan kunci privat. Siapa pun kemudian dapat memakai sertifikat publik penanda tangan untuk memeriksa apakah sidik jari tersebut masih cocok dengan file.

Jika satu karakter saja berubah setelah ditandatangani, pemeriksaan akan gagal — inilah yang membuat setiap perubahan terlihat.

Tanda tangan digital vs tanda tangan elektronik

• Tanda tangan elektronik (e-signature): tanda persetujuan elektronik apa pun, misalnya nama yang diketik, kotak centang, atau gambar tanda tangan tulisan tangan di PDF. Cepat dan diterima luas untuk dokumen sehari-hari.
• Tanda tangan digital: jenis khusus tanda tangan elektronik berbasis sertifikat, dengan bukti kriptografis atas identitas dan keutuhan dokumen.

Banyak regulasi, seperti eIDAS di Uni Eropa dan ESIGN Act di Amerika Serikat, mengakui tanda tangan elektronik, tetapi beberapa proses (pengajuan ke pengadilan, tender, dokumen pajak atau properti tertentu) mewajibkan tanda tangan berbasis sertifikat atau tersertifikasi.

Apa itu tanda tangan basah?

Tanda tangan basah adalah tanda tangan yang dibuat dengan tangan menggunakan tinta di atas kertas. Beberapa lembaga masih memintanya, misalnya untuk dokumen notaris atau dokumen pemerintah tertentu. Jika tanda tangan basah diwajibkan, tanda tangan elektronik atau gambar hasil pindaian mungkin tidak diterima, jadi periksa dulu ketentuannya.

Cara memverifikasi tanda tangan digital di PDF

• Buka PDF di Adobe Acrobat Reader (gratis) lalu buka panel Tanda Tangan.
• Tanda tangan yang valid menampilkan nama penanda tangan, penerbit sertifikat, dan pesan bahwa dokumen tidak diubah sejak ditandatangani.
• Peringatan seperti “validitas tidak diketahui” biasanya berarti sertifikat penanda tangan tidak ada di daftar tepercaya Anda; “dokumen telah diubah” berarti file berubah setelah ditandatangani.

Catatan: gambar tanda tangan yang ditempatkan dengan alat tanda tangan elektronik tidak muncul di panel Tanda Tangan karena bukan tanda tangan kriptografis.

Kapan tanda tangan elektronik sudah cukup?

Untuk persetujuan internal, penawaran harga, perjanjian kerahasiaan, formulir sewa, surat izin sekolah, dan sebagian besar dokumen HR, tanda tangan elektronik sederhana biasanya sudah cukup. Untuk pengajuan yang sensitif secara hukum, tanyakan kepada penerima jenis apa yang mereka terima.

Cara menambahkan tanda tangan elektronik ke PDF

Dengan Tanda Tangani PDF Anda bisa menggambar tanda tangan dengan jari atau mouse, atau mengunggah gambarnya, lalu menempatkannya di halaman mana pun. Semuanya terjadi di browser Anda — dokumen dan tanda tangan tidak pernah diunggah. Ingat, ini adalah tanda tangan elektronik (visual), bukan tanda tangan digital berbasis sertifikat.

Alat yang disebut dalam panduan ini