Was ist eine digitale Signatur? Digital, elektronisch oder handschriftlich

Eine digitale Signatur ist ein kryptografisches Siegel, das beweist, wer ein Dokument unterschrieben hat und dass es seitdem nicht verändert wurde. Das ist etwas anderes, als ein Bild Ihrer Unterschrift auf eine Seite zu setzen – und wer den Unterschied kennt, weiß, was ein Vertrag, eine Bank oder eine Behörde tatsächlich verlangt.

Definition der digitalen Signatur

Eine digitale Signatur nutzt Public-Key-Kryptografie. Der Unterzeichner besitzt einen privaten Schlüssel, der meist durch ein Zertifikat einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle (CA) abgesichert ist. Beim Signieren berechnet die Software einen eindeutigen Fingerabdruck (Hash) der Datei und verschlüsselt ihn mit dem privaten Schlüssel. Jeder kann anschließend mit dem öffentlichen Zertifikat des Unterzeichners prüfen, ob der Fingerabdruck noch zur Datei passt.

Ändert sich nach dem Signieren auch nur ein einziges Zeichen, schlägt die Prüfung fehl – deshalb macht eine digitale Signatur jede Manipulation sichtbar.

Digitale Signatur vs. elektronische Signatur

• Elektronische Signatur: jedes elektronische Zeichen der Zustimmung – ein getippter Name, ein Häkchen oder ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift auf einer PDF. Schnell und für alltägliche Dokumente weithin akzeptiert.
• Digitale Signatur: eine bestimmte, zertifikatsbasierte Form der elektronischen Signatur mit kryptografischem Nachweis von Identität und Unversehrtheit.

Viele Gesetze, etwa die eIDAS-Verordnung in der EU und der ESIGN Act in den USA, erkennen elektronische Signaturen an, während manche Verfahren (Gerichtseinreichungen, Ausschreibungen, bestimmte Steuer- oder Immobiliendokumente) eine zertifikatsbasierte oder qualifizierte Signatur verlangen.

Was ist eine handschriftliche Unterschrift?

Eine handschriftliche Unterschrift wird mit Tinte von Hand auf Papier gesetzt. Manche Stellen verlangen sie noch, etwa bei bestimmten notariellen oder behördlichen Dokumenten. Ist eine handschriftliche Unterschrift gefordert, werden eine E-Signatur oder ein eingescanntes Bild womöglich nicht akzeptiert – prüfen Sie daher zuerst die Vorgaben.

So prüfen Sie eine digitale Signatur in einer PDF

• Öffnen Sie die PDF im kostenlosen Adobe Acrobat Reader und öffnen Sie den Bereich „Unterschriften“.
• Eine gültige Signatur zeigt den Namen des Unterzeichners, den Aussteller des Zertifikats und den Hinweis, dass das Dokument seit dem Signieren nicht geändert wurde.
• Warnungen wie „Gültigkeit unbekannt“ bedeuten meist, dass das Zertifikat nicht in Ihrer Vertrauensliste steht; „Dokument wurde geändert“ heißt, dass die Datei nach dem Signieren verändert wurde.

Hinweis: Ein mit einem E-Signatur-Tool platziertes Unterschriftsbild erscheint nicht im Bereich „Unterschriften“, weil es keine kryptografische Signatur ist.

Wann reicht eine elektronische Signatur?

Für interne Freigaben, Angebote, Geheimhaltungsvereinbarungen, Mietformulare, Einverständniserklärungen für die Schule und die meisten Personalunterlagen genügt in der Regel eine einfache elektronische Signatur. Bei rechtlich heiklen Einreichungen fragen Sie den Empfänger, welche Art er akzeptiert.

So fügen Sie einer PDF eine elektronische Signatur hinzu

Mit PDF unterschreiben zeichnen Sie Ihre Unterschrift mit Finger oder Maus oder laden ein Bild davon hoch und platzieren sie auf einer beliebigen Seite. Alles geschieht in Ihrem Browser – weder Dokument noch Unterschrift werden hochgeladen. Beachten Sie, dass es sich um eine elektronische (visuelle) Signatur handelt, nicht um eine zertifikatsbasierte digitale Signatur.

In diesem Ratgeber erwähnte Tools